Effiziente Mitarbeiter-Kommunikation auf Knopfdruck

Wie ein mittelständisches Unternehmen hunderte Mitarbeiter in Minuten statt Stunden erreicht – mit einem maßgeschneiderten Benachrichtigungssystem.

Ausgangssituation

Das Unternehmen stand regelmäßig vor der Herausforderung, große Mitarbeitergruppen zeitkritisch informieren zu müssen – etwa bei Schichtänderungen, dringenden Betriebsmitteilungen oder Notfällen. Die manuelle Benachrichtigung per E-Mail oder Telefon band erhebliche Personalressourcen und war fehleranfällig.

Die Herausforderung

• Zeitdruck: Hunderte Mitarbeiter mussten innerhalb kürzester Zeit erreicht werden
• Zielgenaue Auswahl: Nicht alle Mitarbeiter, sondern spezifische Gruppen nach Abteilung, Standort oder Funktion
• Erreichbarkeit sicherstellen: E-Mail genügt nicht immer – SMS als Fallback notwendig
• Integration: Mitarbeiterdaten lagen bereits in der bestehenden Warenwirtschaft vor

Die Lösung

Ich entwickelte ein datenbankbasiertes Benachrichtigungssystem, das nahtlos an die vorhandene Unternehmenssoftware andockt:

Benutzerfreundliche Bedienung

Über eine intuitive Anwendung können Mitarbeiter mit wenigen Klicks Zielgruppen auswählen – basierend auf den Strukturen aus der Warenwirtschaft. Eine Nachricht formulieren, Versandkanal wählen (E-Mail, SMS oder beides) – fertig.

Intelligente Zustellung

Das System arbeitet mit einer Warteschlange: Benachrichtigungsaufträge werden in die Datenbank geschrieben und von einem Hintergrunddienst zuverlässig abgearbeitet. E-Mails gehen über die vorhandene Infrastruktur raus, SMS werden über einen professionellen Dienstleister versendet. Bei E-Mail-Zustellproblemen greift automatisch der SMS-Fallback.

Eingesetzte Technologien

• Datenbank: SAP SQL Anywhere für zuverlässige Queue-Verarbeitung und Protokollierung
• Backend-Entwicklung: Go für den performanten Versand-Service
• Integration: REST-API-Anbindung an SMS-Dienstleister
• Infrastruktur: SMTP-Relay für E-Mail-Versand

Das Ergebnis

• ⏱️ Zeitersparnis: Benachrichtigungen, die früher Stunden dauerten, sind in Minuten erledigt
• 🎯 Treffsicherheit: Nur relevante Mitarbeiter werden angesprochen
• ✅ Zuverlässigkeit: Automatische Fallback-Mechanismen garantieren Zustellung
• 📊 Nachvollziehbarkeit: Alle Benachrichtigungen werden protokolliert und sind nachweisbar